5.1. Documentarea activitatii de audit
Indiferent de tipul de audit pe care il desfasoara, auditorii trebuie sa reuneasca in dosarele lor de lucru documente suficiente si cu o valoare probatorie, mai ales in ceea ce priveste baza planificarii, domeniile auditate, activitatea desfasurata si constatarile auditorului.
Auditorii trebuie sa documenteze probele de audit prin documente de lucru intocmite pe masura desfasurarii activitatilor din etapele de planificare, executie si raportare, documente care reflecta nivelul sau de profesionalism, experienta si cunostintele sale.
La intocmirea documentelor de lucru auditorii vor respecta urmatoarele reguli:
a) Documentele de lucru trebuie sa fie complete si intocmite cu acuratete pentru a asigura o fundamentare corespunzatoare a constatarilor, concluziilor si recomandarilor.
b) Documentele de lucru trebuie sa fie clare si inteligibile, fara sa mai necesite explicatii suplimentare pentru ca cei care utilizeaza documentele de lucru sa poata determina scopul acestora, natura si domeniul in care s-a desfasurat auditul si sa identifice concluziile auditorului.
c) Documentele de lucru trebuie sa fie lizibile si aranjate in ordine deoarece documentele intocmite necorespunzator sau neingrijite isi pierd valoarea de probe.
d) Informatiile din documentele de lucru trebuie sa se refere strict la aspectele materiale (semnificative), relevante si utile din punctul de vedere al obiectivelor auditului.
Importanta documentarii tine cont de urmatoarele considerente :
a) Confirma si sustine opiniile auditorilor exprimate in raportul de audit;
b) Imbunatatirea eficienta si eficacitatea activitatii de audit;
c) Constituie o sursa de informatii pentru pregatirea rapoartelor de audit sau pentru a raspunde oricaror solicitari sau intrebari ale entitatii auditate sau ale oricarei terte parti;
d) Constituie dovada respectarii de catre auditor a standardelor de audit
Scopul utilizarii documentelor de lucru este :
. Sa sprijine planificarea auditului.
. Sa permita supervizorilor sa analizeze activitatea desfasurata (evaluarea asigurarii calitatii).
. Sa imbunatateasca calitatea activitatii echipei de audit
Documentele de lucru vor cuprintende urmatoarele informatii standard:
a) Elemente de identificare -documentul de lucru va contine pe prima pagina denumirea auditului, numele entitatii auditate, situatia financiara auditata, perioada auditata ,stabilirea materialitatii, evaluarea riscului etc.
b) Numele si data -numele celui care a intocmit documentul si data la care 1-a intocmit.
c) Scopul -scopul documentului de lucru trebuie precizat explicit.
d) Analiza - documentele de lucru vor cuprinde etapele parcurse si procedurile de audit aplicate.
e) Concluzii
f) Sursele informatiilor si detinatorul lor - mentionarea surselor va conferi un plus de credibilitate probelor de audit.
g) Codul/indicele documentului de lucru -documentul de lucru va trebui sa aiba un cod/ indice pentru a facilita referinta la acesta.
h) Referinte la alte documente de lucru
Dosarele de lucru trebuie sa aiba o serie de calitati cum ar fi :
-claritate, lizibilitate,relevanta,acuratete,concizie,corectitudine si integralitate
Organizarea documentelor de lucru in dosare cunoaste doua tipuri de dosare :
a. dosare permanente-cuprind documentele care vor fi utilizate in auditurile viitoare cu urmatorul continut:
1) Prevederile legale si reglementarile nationale si comunitare (daca sunt aplicabile) privind activitatea de audit.
2) Statutul legal al entitatii auditate, incluzand organizarea admi-nistrativa, competente, responsabilitati etc.
3) Descrierea sistemelor contabile si de control intern ale entitatii auditate.
4) Copii ale rapoartelor de audit aferente anilor precedent!, intocmite ca rezultat al auditurilor interne sau externe.
5)Alte documente considerate utile.
b. dosare curente- cuprind documentatia aferenta fiecarui audit, documentatie care sustine direct concluziile din raportul de audit.Acestea contin :