Salvarea unui document nou
Odata cu crearea unui nou document in Word, acesta este salvat temporar, in memoria calculatorului, sub forma de Documentn unde n este un numar care creste cu 1 odata cu fiecare document nedenumit. Word nu tine minte documentul decit pina inchidem programul sau calculatorul. Pentru a salva un document, in asa fel incit il putem redeschide ulterior trebuie sa ii atribuim o denumire si sa-l salvam pe disc. In continuare voi prezenta citiva dintre pasii care trebui sa stea la baza salvarii unui document:
clic pe File, Save sau pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As
in caseta de text File Name se va scrie numele pe care trebuie sa-l atribuim fisierului cu documentul respectiv. Acest nume poate avea pina la 255 de caractere si este de recomandat sa fie ales un nume sugestiv care poate fi retinuta cu usurinta analogia
daca dorim sa salvam documentul in alt dosar sau pe alta unitate de disc trebuie executat clic pe sageata orientata in jos Save In unde selectam un alt dosar si/sau o alta unitate de disc
executam clic pe Save. Documentul va fi salvat pe disc, iar denumirea pe care I-am atribuit-o acestuia va aparea pe bara de titlu.
Dupa ce documentul a fost salvat, acesta trebuie salvat periodic pe
masura ce se inainteaza cu lucrul, pentru a minimiza riscul pierderii datelor in cazul unei intreruperi a alimentarii cu energie sau a unei alte probleme de sistem. Dupa ce documentul a fost denumit, putem foarte simplu sa salvam versiunea curenta prin apasarea File, Save sau prin executarea de clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard sau prin apasarea tastelor Ctrl+S.
Word va salva automat documentul cu denumirea curenta, fara sa mai fie deschisa vreo caseta de dialog.
Dupa ce un document a fost denumit putem dupa caz sa pastram vechea versiune a documentului intr-un mod usor, simplu si elegant prin schimbarea denumirii. Pentru a schimba denumirea unui document se efectueaza urmatorii pasi:
clic pe File, Save As. Pe ecran apare caseta de dialog Save As, care prezinta denumirea curenta a documentului in caseta de text File Name
in caseta File Name se schimba denumirea fisierului introducindu-se noua denumire
optional se selecteaza un alt dosar in caseta cu lista Save In pentru a salva documentul in alt dosar
se executa clic pe Save, iar Word va salva documentul sub noua sa denumire.
De asemenea se poate schimba formatul in care a fost salvat fisierul,
selectind un alt format din lista derulanta Save As Type. Acest lucru se face in cazul in care fisierul trebuie dat cuiva care lucreaza cu o alta versiune a aplicatiei Word sau alt program de procesare de texte.
Orice document Word are un set de caracteristici care ofera informatii despre acesta. Anumite caracteristici contin informatii de sinteza care sunt introduse de catre utilizator, in timp ce altele sunt informatii generate in mod automat de Word. Pentru ca aceste informatii sa fie vizualizate, sau pentru a se putea introduce alte noi se fac urmatorii pasi:
clic pe File Proprieties pentru a deschide caseta de dialog Proprieties
clic pe eticheta Summary pentru a vedea optiunile
se introduce sau se modifica informatiile de sinteza dorite. Dintre caracteristicile pentru aceste informatii folosite in mod frecvent mentionez:
o Title unde se introduce titlul documentului care nu este similar cu denumirea fisierului care cuprinde documentul respectiv
o Subject unde se scrie o propozitie de unde sa rezulte subiectul documentului
o Author unde Word introduce automat numele de utilizator pe care l-am furnizat programului la instalarea acestuia, daca este cazul acesta poate fi schimbat
o Manager unde se introduce numele administratorului daca este cazul
o Company unde se introduce numele companiei unde se lucreaza. Acesta poate fi introdus si automat pe baza datelor furnizate la instalarea Windows
o Category unde se introduce un nume sau o propozitie care sa descrie tipul documentului
o Keywords unde se introduc unul sau mai multe cuvinte sugestive care descriu continutul documentului
o Comments unde se introduc informatii suplimentare care dorim sa fie salvate odata cu documentul.
se face clic pe Ok pentru a salva caracteristicile documentului impreuna cu documentul propriu zis.
Aplicatia Word genereaza automat date statistice utile pentru fiecare
document, cum ar fi cel de numarul de cuvinte continute, data sau ora crearii documentului. Pentru a obtine diverse date statistice referitoare la un anumit document se selecteaza comanda File, Proprieties si se executa clic pe eticheta Statistics.
Pentru a numara rapid cuvintele dintr-un document se executa clic pe Tools, Word Count.
Deschiderea unui document din Word sub Windows poate fi facuta oricind in timpul lucrului. Se pot deschide documente care au fost create cu alte procesoare de text cum ar fi Word Perfect.
Pentru a deschide un fisier deja existent se executa File, Open sau se executa clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Open care are in componenta mai multe elemente printre care: lista derulanta, butonul up one level, butonul preview, caseta preview, lista derulanta files of type, caseta de text file name, lista fisierelor.
Lista fisierelor prezinta toate documentele si dosarele Word care sunt cuprinse in dosarul curent. Fiecare document este reprezentat printr-o mica pictograma a unei pagini, care apare in dreptul denumirii lui; dosarele au in dreptul lor o pictograma ce reprezinta un dosar. Caseta cu lista Look In prezinta denumirea dosarului curent. In fereastra de dialog Open se pot face urmatoarele operatiuni:
pentru a deschide un fisier, se excuta clic pe denumirea lui din lista fisierelor sau ii scriem numele in caseta cu lista File Name; apoi apasam tasta Enter sau executam clic pe butonul Open, sau putem executa clic dublu pe numele fisierului
pentru a vizualiza continutul unui fisier fara sa-l deschidem se executa clic pe denumirea acestuia si apoi pe butonul Preview. Se executa din nou clic pe butonul Preview pentru a dezactiva afisarea imaginii
pentru a vedea si alte fisiere in afara documentelor Word se executa clic pe sageata de derulare Files of Type si se selecteaza tipul dorit de documente
pentru a trece in dosarul superior se executa clic pe butonul Up one Level
pentru a trece pe un nivel inferior in alt dosar, se executa dublu clic pe denumirea dosarului respectiv in lista fisierelor
pentru a intra in alt dosar, se executa clic pe sageata de derulare Look in si se selecteaza dosarul dorit
Pentru a deschide rapid un document la care am lucrat recent putem
folosi optiunea Recently Used File List in locul casetei de dialog Open. Pentru a vedea aceasta lista deschidem meniul File iar lista va fi afisara la sfirsitul meniului, imediat peste comanda Exit. Pentru a deschide un fisier din lista se apasa tasta cu numarul corespunzator sau se executa clic pe denumirea fisierului folosind mouse-ul. Aceasta lista afiseaza fisierele document pe care le-am salvat cel mai recent. Daca tocmai a fost instalata aplicatia Word desigur ca nu va fi afisat nici un fisier.
Se poate controla modul in care apar mai multe fisiere in lista
fisierelor utilizate recent si se poate controla chiar si aparitia listei. Se executa clic pe Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options. Se face clic pe eticheta General daca este cazul, clic pe caseta de validare Recently Used File List pentru a activa sau dezactiva aceasta optiune care determina afisarea listei. Pentru a schimba numarul de fisiere afisate in lista se introduce un numar in caseta de text Entries sau se executa clic pe sageti pentru a schimba intrarea existenta. Se executa clic pe Ok atunci cind sunt terminate toate operatiunile.
De asemenea se poate deschide un fisier care contine un document din
Explorer sau My Computer prin simplul dublu clic pe pictograma documentului.
Cautarea unui text
Word poate efectua o cautare in intreg documentul pentru a localiza un anumit text. In configuratia prestabilita, Word cauta in intregul document; daca selectam un pasaj de text, cautarea nu va fi efectuata decit in textul selectat.
Pentru a cauta un anumit text, selectam un bloc de text, doar daca este cazul si vom efectua urmatorii pasi:
clic pe Edit, Find sau combinatia de taste Ctrl+F iar pe ecran va aparea caseta de dialog Find
in caseta de text Find What se va scrie textul pe care dorim sa-l gasim. Textul pe care il introducem se va numi sablon de cautare
clic pe Find Next. Word va cauta in document un text care corespunde sablonului de cautare. In cazul in care gaseste acest text il selecteaza in document si se opreste, caseta de dialog Find raminind pe ecran
se executa clic pe Find Next pentru a continua cautarea dupa alte aparitii ale sablonului de cautare in document, sau se apasa tasta Esc pentru a inchide caseta de dialog si a reveni in document. Textul gasit va ramine selectat.
Atunci cind operatia de cautare a fost efectuata in intregul document,
va fi afisat un mesaj. Acesta ne informeaza ca sablonul de cautare nu a putut fi gasit in text, sau ca operatia de cautare a fost terminata.
Atunci cind deschidem caseta de dialog Find, sablonul de cautare anterior, in cazul in care a mai existat unul, va fi afisat in continuare in caseta de text Find What. In acest fel este mult mai usor sa repetam o cautare anterioara.
Operatia de cautare localizeaza in configuratia prestabilita, sablonul de cautare specificat de catre utilizator, fara sa ia in considerare daca literele sunt scrise cu majuscula sau minuscula, ori daca este vorba de un cuvint intreg sau numai o parte a unui cuvint.
Putem alege mai multe optiuni:
Match Case care impune gasirea unei identitati numai cu litera mare sau cu litera mica. Prin selectarea acestei optiuni atunci cind cautam cuvintul:"The" nu vom obtine ca rezultat decit "The" nu si "the" sau "THE"
Find Whole Words Only, in acest caz nu vor fi gasite decit cuvinte intregi
Use Wildcards permite utilizarea caracterelor de inlocuire ? si * in sablonul de cautare. Caracterul de cautare * substituie orice cuvint cu 0 sau mai multe caractere necunoscute; caracterul de inlocuire ? substituie orice caracter individual necunoscut
Sounds Like pentru gasirea cuvintelor care se pronunta similar cu sablonul
Find All Word Forms localizeaza toate formele care fac parte din paradigna sablonului de cautare
Pentru a controla nivelul cautarii, se executa clic pe sageata de
derulare Search si se selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:
All pentru a cauta in intregul document
Down pentru cautarea incepind de la cursor pina la sfirsitul documentului
Up pentru cautarea de la cursor pina la inceputul documentului.
Dupa ce se configureaza optiunile avansate de cautare, este
recomandat sa executam clic pe butonul Less pentru a micsora dimensiunea casetei de dialog Find and Replace, inainte de a incepe cautarea. In acest fel caseta de dialog va ocupa mai putin spatiu si nu va mai fi nevoie sa tragem deoparte caseta de dialog pentru a vedea textul gasit.
Comanda Replace din Word permite cautarea unui anumit text si inlocuirea acestuia cu altul. Aceasta operatie poate fi utila daca de exemplu am scris gresit acelasi cuvint de mai multe ori in acelasi document. Pentru a inlocui textul se vor efectua urmatorii pasi:
clic pe Edit, Replace sau se apasa combinatia de taste Ctrl+H iar pe ecran va aparea caseta de dialog Replace
in casteta de text Find What, se introduce textul pe care dorim sa-l inlocuim
in caseta de text Replace With se introduce textul de inlocuire
optional se executa clic pe More si se specifica optiunile de cautare conform explicatiilor din sectiunea anterioara
clic pe Find Next pentru a localiza si selecta prima aparitie a textului cautat
pentru fiecare aparitie pe care programul o gaseste se raspunde folosind butoanele:
o clic pe Replace pentru a inlocui textul selectat in document si pentru a localiza urmatoarea aparitie
o clic pe Find Next pentru a lasa nemodificat textul gasit in document si pentru a localiza urmatoarea aparitie
o clic pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile textului cautat in intregul document
