Deseori citim in paginile ziarelor, auzim la radio sau urmarim la televizor comentarii legate de diversele "conferinte de presa", sapta¬manale, ale Guvernului, Presedintiei, ale partidelor sau ale numeroa¬selor organizatii nonguvernamentale. Faptul ca presa prezinta aceste evenimente drept "conferinte de presa" ne arata confuzia grava pe care o fac atat ziaristii, cat si organizatorii (purtatorii de cuvant sau persona¬litatile marcante ale organizatiilor respective), deoarece o conferinta de presa se lanseaza in situatii deosebite, cand institutia doreste sa faca un comunicat deosebit de important, de larg interes. Evenimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt altceva decat intalniri uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivelor institutii.
Conferinta de presa constituie "un eveniment-cheie in politica de comunicare a unei organizatii. Ea ofera un loc si un moment privilegiate pentru a transmite o informatie de maxima importanta" (C. Darroy et alii, 1990, p. 51). La randul sau, R. Haywood (1984, p. 151) defineste conferinta de presa ca "un eveniment-stire" prin care noua informatie urmeaza sa fie dezvaluita si discutata cu reprezentantii mass-media. Organizarea unei conferinte de presa, "formula cea mai oficiala" de comunicare cu mass-media, este justificata doar atunci cand exista un eveniment foarte important, care prezinta interes pentru o larga parte a publicului, si cand dorim nu numai sa informam ziaristii, ci si sa le oferim posibilitatea sa le puna intrebari conducatorilor organizatiei. Astfel, jurnalistii din SUA au afirmat de multe ori ca nu beneficiaza de suficiente conferinte de presa cu participarea presedintelui tarii; specialistii in relatii publice sustin adesea ca aceste conferinte sunt prea numeroase. Diferenta este determinata de faptul ca jurnalistii vor un dialog permanent cu presedintele, in timp ce relationistii se tem de "inflatia" de conferinte de presa (K. Tucker et alii, 1994, pp. 206-207).
Dupa E. Dupuy si Y. Cintas (1990, p. 122), "jurnalistilor si purtatorilor de cuvant nu le plac conferintele de presa; primilor, deoarece adeseori pierd timpul la asemenea intalniri si deoarece, in cadrul lor, sunt obligati sa imparta informatia cu alti colegi de breasla; celorlalti, pentru ca trebuie sa-si asume riscul unei reuniuni publice la care partici¬parea si atitudinea jurnalistilor nu sunt niciodata sigure". La randul lor, D.L. Wilcox si L.W. Nolte (1990, pp. 247-248) sustin ca, in general, jurnalistii nu agreeaza asemenea evenimente tocmai pentru ca au fost chemati de prea multe ori la "false" conferinte de presa, care aveau drept scop nu atat informarea, cat autopublicitatea. Jurnalistii sunt persoane ce au un program incarcat si, de aceea, nu vor uita si nici nu il vor ierta usor pe acela care i-a facut sa piarda timpul la o conferinta unde nu au aflat nimic nou. Autorii amintiti considera ca temele unei confe¬rinte pot fi decizii politice majore (care afecteaza o mare parte din public), proiecte importante (constructii, inaugurari de obiective de interes national, schimbarea regimului de functionare a unor institutii etc.), intalniri cu personalitati marcante, conflicte (in interiorul organizatiei sau intre aceasta si alte organizatii), situatii de urgenta sau catastrofe.
J. Deshepper (1990, p. 71) sustine ca putem organiza o conferinta de presa doar in cazul in care reusim sa raspundem afirmativ la cel putin trei dintre intrebarile de mai jos:
a) Organizatia se bucura de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numar reprezentativ de ziaristi ?
b) Activitatile organizatiei au o importanta deosebita pentru un segment determinat al populatiei?
c) Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa trebuiasca sa ofere explicatii in legatura cu el ?
d) Subiectul in discutie intereseaza suficient de mult presa pentru a suscita intrebarile ziaristilor?
e) Exista informatii sau pozitii noi care pot fi oferite sau argumentate in fata presei ?
In cazul in care subiectul nu este foarte important sau reprezentantii organizatiei nu sunt decisi sa raspunda la toate intrebarile ziaristilor, este bine sa se renunte la convocarea unei conferinte de presa si sa se recurga la un comunicat de presa, la un telefon de informare sau la un dosar de presa. Acelasi specialist (1990, p. 72) recomanda ca, in situatia in care organizatia doreste sa le prezinte ziaristilor anumite probleme cu caracter tehnic si care nu sunt de o actualitate imediata, sa se organizeze un seminar de presa (o intalnire de o zi) sau un colocviu de presa (mai multe zile si mai multe teme in dezbatere). De asemenea, atunci cand informatia se refera la deschiderea unui obiectiv industrial sau la inaugurarea unei unitati, este recomandabil sa se organizeze o vizita sau un voiaj de presa. Pentru prezentarea unui nou produs, a unei noi tehnologii, pentru lansarea unui film sau a unei carti, pentru deschiderea unei expozitii, este de preferat sa fie organizata o simpla reuniune sau un cocteil de presa, la care sa fie invitati in mod predilect jurnalistii specializati in acel domeniu. Scopul acestor reuniuni este de a informa ziaristii, de a le explica anumite probleme si, uneori, de a le cere parerea in legatura cu respectivele probleme. Aceste seminarii si mese rotunde nu isi propun sa obtina un ecou imediat in presa, ci sa ofere o sursa de documentare, la care jurnalistii pot face apel, daca au nevoie, atunci cand pregatesc anumite articole de specialitate.
In momentul cand, in urma unei evaluari atente, organizatia a ajuns la concluzia ca informatia pe care vrea sa o transmita poate face obiectul unei conferinte de presa, ea trece la organizarea acesteia. Indiferent de marimea institutiei, de tipul si de importanta ei, organizarea unei conferinte de presa trebuie sa tina seama de un plan general, bazat pe urmatoarele etape:
1. pregatirea conferintei de presa;
2. desfasurarea conferintei de presa;
3. evaluarea conferintei de presa.
Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorul de cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana in cele mai mici amanunte; o conferinta de presa nepregatita, in care informatia nu este interesanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei. Numeroase lucrari de specialitate prezinta pe larg etapele organizarii unei conferinte de presa si activitatile specifice reprezentantilor biroului de presa; intre acestea, amintim: Ph. Morel, 1988, pp. 100-106; J.L. Deschepper, 1990, pp. 70-80; E. Dupuy, Y. Cintas, 1990, pp. 120-128; C. Schneider, 1990, pp. 133-138; J. Feuillard, 1991, pp. 102-117; S. Lahanque, F. Solatges, 1991, pp. 59-68; J.L. Girardot, 1992, pp. 161-168; Ph. Bachman, 1994, pp. 117-122; F. Eldin, 1998, pp. 240-243 ; D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, pp. 247-250; T. Hunt, J.E. Grunig, 1994, pp. 123-135; D. Newsom et alii, 1993, pp. 462-463 ; L.W. Nolte, 1974, pp. 430-432 etc.
1. Pregatirea conferintei de presa
Exceptand situatiile de criza, cand conferinta se organizeaza fara nici un fel de preparative, pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului, in cadrul acestei etape, vor fi parcursi urmatorii pasi:
a) alegerea momentului (data, ziua, ora);
b) stabilirea locului de desfasurare;
c) stabilirea listei invitatilor;
d) redactarea si trimiterea invitatiilor;
e) redactarea documentatiei;
f) elaborarea materialelor ajutatoare;
g) pregatirea discursurilor sau interventiilor;
h) pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta;
i) pregatiri si verificari de ultima ora.
1.1. Alegerea momentului
Unul dintre elementele de baza ce poate asigura succesul sau insuccesul conferintei este data la care ea se va desfasura. Daca momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea ce considera ei a fi mai important si s-ar putea ca acea conferinta sa fie sortita esecului.
In stabilirea datei la care urmeaza sa aiba loc o conferinta de presa, trebuie sa se tina seama, in primul rand, de perioadele defavorabile: alegeri locale si generale, mari dezbateri parlamentare, evenimente importante care au fost anuntate cu mult timp inainte (vizita unui presedinte strain, festivaluri artistice, crosuri sau defilari, deschiderea anului scolar sau universitar, greve etc.), expozitii si targuri nationale si internationale, sarbatori laice sau religioase, aniversari nationale etc. in aceste perioade, jurnalistii sunt extrem de solicitati si exista intot¬deauna riscul ca ei sa nu poata onora invitatia organizatiei. De asemenea, este bine sa se evite perioadele in care redactiile au un program mai relaxat (vacante, sarbatori religioase ori laice, zile libere), deoarece in aceste perioade numarul jurnalistilor disponibili este foarte redus.
Pentru a evita aceste suprapuneri, este suficient sa fie contactat un ziarist cu care organizatia a colaborat intotdeauna foarte bine si cu care are relatii mai apropiate si sa i se solicite parerea in legatura cu perioada pe care o considera cea mai potrivita (cand nu sunt prevazute alte evenimente).
In ceea ce priveste ziua, intervalul din mijlocul saptamanii (marti, miercuri, joi) ofera cele mai convenabile momente. Ziua de luni nu este indicata, deoarece jurnalistii sunt ocupati fie cu aprofundarea eveni¬mentelor ce au avut loc la sfarsitul saptamanii precedente, fie cu noile evenimente pe care, inevitabil, le aduce inceputul saptamanii; vinerea, ziaristii sunt deja implicati in pregatirea numerelor de final de sapta¬mana, bazate mai ales pe informatii utilitare si de divertisment; in plus, ziarele si emisiunile din audiovizual de sambata aloca cea mai mare parte a spatiului si a timpului materialelor de divertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor publicitare.
Fixarea orei de desfasurare trebuie sa tina seama de momentul de inchidere a editiilor, precum si de timpul necesar prelucrarii informatiei (scrierea, rescrierea articolelor, punerea in pagina, respectiv elaborarea comentariului, selectarea de imagini si sunete, montajul etc.). Luand in calcul toti acesti factori, intervalul cel mai potrivit, in mod general recomandat de lucrarile de specialitate, este cel dintre orele 10 si 12.
In situatii de criza (catastrofe, accidente, stari de conflict, crize politice) nu se mai respecta aceste indicatii si conferintele se organizeaza imediat dupa producerea evenimentului (daca acesta a avut loc in timpul zilei) sau a doua zi, dimineata (daca acesta s-a petrecut in timpul noptii).
1.2. Stabilirea locului de desfasurare
Cel mai adesea, reprezentantii biroului de presa se confrunta cu urmatoarea intrebare: unde este mai bine sa se organizeze conferinta, la sediul organizatiei sau intr-o sala speciala (uneori inchiriata)? E greu de precizat care localizare prezinta mai multe avantaje ; mai simplu este sa prezentam cerintele majore la care trebuie sa raspunda sediul unei conferinte de presa, urmand ca, prin analiza acestora, fiecare sef de birou de presa sau fiecare purtator de cuvant sa adopte strategia adecvata.
Cadrul ales trebuie sa fie agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o ofere despre ea insasi; nici opulenta ostentativa si nici rigoarea monahala nu sunt recomandate. Locul respectiv trebuie sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi (de aceea, sunt preferate zonele sau salile deja cunoscute), sa fie accesibil atat pentru cei care vin cu masinile proprii sau ale redactiei (existenta unei parcari proprii este indispensabila), cat si pentru cei ce folosesc transportul in comun si sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului.
O regula de baza referitoare la orice conferinta de presa spune ca membrii asistentei trebuie sa poata auzi clar, din orice punct al salii; in consecinta, incaperea respectiva trebuie sa aiba o acustica buna si sa fie bine izolata de zgomotele din exterior. De asemenea, ea trebuie sa fie luminoasa, aerisita, cu posibilitate de ventilatie pe timp de vara si bine incalzita pe timp de iarna.
Sala trebuie sa fie suficient de mare pentru a-i gazdui confortabil pe toti participantii la conferinta. Dimensiunea ei se va alege in functie de numarul estimat al participantilor. Daca va fi prea mica, o parte dintre ziaristi vor sta in picioare, ceea ce le va crea o stare de disconfort sau chiar de iritare. Acest fapt poate declansa reactii nedorite: fie vor fi agresivi, fie nu vor pune intrebari, fie vor parasi mai devreme conferinta. Daca sala va fi prea mare, cu multe scaune neocupate, se va crea impresia ca nu au venit toti ziaristii invitati; cei prezenti se vor intreba de ce nu participa si ceilalti colegi de breasla si vor presupune ca dezinteresul lor constituie o dovada ca respectiva intalnire este neimpor¬tanta. Situatia ideala este oferita de acele sali cu pereti glisanti, in care spatiul poate fi marit sau micsorat rapid, in functie de numarul participantilor.
Sala trebuie sa fie dotata cu mese si scaune, oferindu-le ziaristilor conditii optime pentru a lua notite, in cazul unui public mai restrans, acestea vor fi asezate in forma de cerc, de oval, de patrat sau de dreptunghi, dispunere care favorizeaza dialogul si comunicarea informala. in cazul unui numar mare de invitati, mesele si scaunele vor fi asezate in fata unei estrade ; aici se va pune o masa lunga, la care se vor aseza reprezentantii organizatiei; spatiul din fata estradei trebuie sa fie suficient de mare incat sa permita deplasarea comoda a fotografilor si a camera-manilor. Nu se recomanda asezarea meselor in forma de "T", deoarece jurnalistii care vor sta la baza "T"-ului vor fi nevoiti sa se aplece fie spre centrul mesei, fie spre exterior, pentru a-i putea vedea pe vorbitori; acest lucru va crea o senzatie de disconfort, precum si o miscare perma¬nenta in acea zona a mesei (deoarece ei isi vor schimba mereu pozitia in functie de cea a colegilor aflati in dreapta sau in stanga lor).
Daca sala este mare si daca sunt multi invitati, o instalatie de amplificare, cu mai multe microfoane, este absolut necesara; unul sau doua dintre acestea vor fi utilizate de reprezentantii organizatiei, iar unul sau doua microfoane mobile vor fi puse la dispozitia jurnalistilor. Utilizarea microfonului mobil comporta avantaje si dezavantaje. Exista anumiti ziaristi care au tendinta de a monopoliza discutia, punand intrebare dupa intrebare sau lansandu-se in interminabile discursuri; daca ar exista un singur microfon (fix), jurnalistul in cauza ar putea fi oprit si intrerupt doar cu riscul crearii unei situatii jenante. Microfonul portabil poate fi folosit pentru rezolvarea eleganta a acestei situatii: un reprezentant al biroului de presa va inmana microfonul ziaristului ce il solicita, rugandu-1 sa se prezinte, sa precizeze publicatia sau postul pe care il reprezinta si sa puna o intrebare; apoi ii va cere microfonul, invitand reprezentantul organizatiei sa formuleze raspunsul respectiv; in felul acesta, excesele verbale si tendinta de monopolizare a micro¬fonului pot fi mai usor evitate. Pe de alta parte, microfonul mobil creeaza timpi morti, care franeaza derularea dezbaterilor; adeseori, jurnalistii mai patimasi il ignora si formuleza direct intrebarile, fara a mai astepta sa primeasca microfonul.
In cazul in care la conferinta participa si jurnalisti straini sau personalitati ce se exprima intr-o limba straina, este bine ca sala sa fie dotata cu o instalatie de traducere simultana; organizatorii trebuie sa se asigure ca exista personalul calificat pentru a realiza o traducere in direct, in conditii de corectitudine si viteza optime.
In unele situatii, discursul reprezentantului organizatiei poate fi insotit de materiale ajutatoare: diapozitive, casete video, slide-uri. Evident, sala trebuie sa fie dotata cu aparatura necesara: retroproiectoare, videorecorder si monitor TV, ecrane etc. Totodata, este bine sa se verifice daca sala are draperii sau jaluzele, pentru a putea asigura obscuritatea necesara in timpul proiectiei.
Langa sala in care se desfasoara conferinta trebuie sa existe o incapere destinata ziaristilor ("camera presei"), care sa fie dotata cu telefon, fax, copiator, eventual cu un calculator sau cu o masina de scris, in felul acesta, li se asigura reporterilor conditii optime pentru a redacta in viteza si pentru a transmite rapid un material, astfel incat el sa poata fi inclus in primul buletin de stiri sau in ziarul de a doua zi.
De asemenea, organizatorii trebuie sa prevada o incapere sau un spatiu suficient de izolat de zgomotele exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a institutiei-gazda sa poata da interviuri radio sau de televiziune, inainte sau dupa conferinta.
O ultima recomandare: nu uitati sa puneti la punct un vestiar in care jurnalistii sa-si poata lasa hainele groase sau umbrelele ; nimic nu este mai agasant decat sa fii nevoit sa-ti strangi in brate mantaua uda sau paltonul plin de zapada si sa incerci in acelasi timp sa iei notite. Cat despre imaginea neplacuta a umbrelelor picurande intinse peste tot in sala de conferinte, nici nu este cazul sa mai vorbim
1.3. Stabilirea listei invitatilor
Un alt element de care depinde succesul unei conferinte de presa este alegerea jurnalistilor: important nu este ca sala sa fie plina ochi, ci ca in sala sa se afle ziaristii specializati si direct interesati de subiectul conferintei. Jurnalistii invitati din greseala sau din dorinta de a "avea un public" vor fi nemultumiti pentru ca au pierdut timpul degeaba si vor pastra o amintire neplacuta in legatura cu organizatia dumneavoastra, in plus, persoanele invitate trebuie sa reprezinte publicatiile sau posturile de radio ori de televiziune ce se adreseaza publicului specific pe care organizatia vrea sa-1 informeze.
Reprezentantii birourilor de presa nu trebuie sa uite nici o clipa ca ei "nu invita ziare, ci jurnalisti; aceasta inseamna ca ei trebuie sa defineasca in mod precis tipul de informatie pe care doresc sa o transmita si sa deduca din aceasta definitie care sunt jurnalistii interesati" (C. Schneider, 1990, p. 134).
Pentru a completa lista cu invitati, este necesar sa se consulte fisierele de presa; in aceasta situatie, toate publicatiile si posturile trebuie sa fie plasate pe picior de egalitate, fara sa se tina seama de tirajul ori de audienta lor, de renume sau de afinitatile celui/celor care organizeaza conferinta. Daca este neglijata o publicatie sau un post, exista riscul de a irita unii jurnalisti si de a declansa focare de tensiune. T. Hunt si J.E. Grunig (1994, p. 128) citeaza exemplul lui John Skalko, directorul Corporatiei de Relatii Publice a AT&T, care utilizeaza calcu¬latorul pentru a stabili lista invitatilor, consultand fisierele cu toti reprezentantii presei cu care a avut intalniri in trecut. Fiecare ziarist este trecut intr-un fisier, ce contine lista cu ceea ce a scris despre firma, cu extrase din articolele sale, iar in cazul in care a avut comentarii ostile - intregul articol, in felul acesta, atunci cand alcatuieste lista de invitati, el isi poate aminti imediat pozitia gazetarilor fata de organizatia sa; in plus, el poate anticipa tipul de intrebari pe care acel jurnalist le va pune si poate pregati raspunsuri adecvate si elaborate.
Lista trebuie sa cuprinda reprezentanti ai unor mass-media de informare generala, ai periodicelor sau posturilor de specialitate si ai agentiilor de presa; in cazul in care subiectul conferintei prezinta interes, pot fi invitati si reprezentanti ai agentiilor de presa straine. Uneori, eveni¬mentul poate avea mai multe implicatii (economice, financiare, sociale); in aceasta situatie, pot fi invitati mai multi ziaristi specializati pe diferite probleme, de la aceeasi publicatie.
Daca intalnirea cu presa este organizata in provincie, atunci vor fi invitati cu prioritate reprezentantii presei locale (ziare, radio, televiziune). Este evident ca alegerea unei localitati diferite de capitala se bazeaza pe dorinta organizatiei de a face cunoscute informatii interesante in primul rand pentru publicul din acea zona; in consecinta, presa locala consti¬tuie principala tinta a conferintei. Pe langa ziaristii locali, vor fi invitati si corespondentii din zona ai institutiilor de presa nationale, precum si cativa dintre jurnalistii specializati in tema respectiva din presa centrala.
In cazul in care subiectul este foarte tehnic, se recomanda organizarea a doua conferinte de presa diferite: "una, in care vor fi prezentate aspectele generale ale problemei, se va adresa presei de informare generala; cealalta, care va urmari in detaliu aspectele «tehnice», se va adresa presei profesionale si specializate" (J.L. Deschepper, 1990, p. 76).
Unul dintre subiectele frecvent dezbatute in bibliografia de specialitate (vezi T. Hunt, J.E. Grunig, 1994, pp. 125-126) este legat de invitarea la aceeasi conferinta de presa a reporterilor din presa scrisa si a celor din televiziune, intr-adevar, echipele de televiziune sosesc in forta, nu o data dupa inceperea conferintei, intind firele, aprind reflectoarele, pozitioneaza microfoanele, spre iritarea reprezentantilor presei scrise, care se vad marginalizati si chiar dati la o parte. Pentru ca timpul afectat unui asemenea material este foarte redus, reporterii TV doresc numai o declaratie concisa si cauta cadre cu o anumita atractivitate vizuala; cei din presa scrisa, care beneficiaza de un spatiu mai larg, prefera sa intre in miezul problemei, sa afle cat mai multe detalii si sa obtina declaratii ample si nuantate. Reporterii de televiziune sunt grabiti deoarece ei trebuie sa acopere mai multe evenimente intr-o singura deplasare; cei din presa scrisa au o singura sarcina: conferinta de presa pe care o organizati. Adeseori, ziaristii din presa scrisa se feresc sa puna intrebari in prezenta celor din televiziune, sustinand ca acestia vor folosi in materialele lor, care vor aparea pe post cu mult inaintea ziarelor si a revistelor, tocmai raspunsurile respective. De aceea, multi specialisti considera ca o conferinta de presa se poate transforma intr-un esec din cauza presiunii exercitate de reprezentantii televiziunii si recomanda ca organizatorii sa invite fie numai reprezentanti ai audio¬vizualului, fie numai reprezentanti ai presei scrise.
1.4. Redactarea si trimiterea invitatiilor
Dupa cum am aratat in capitolul "Comunicatul de presa", invitatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaza si se trimit presei cu scopul de a-i anunta si a-i invita pe jurnalisti la un anumit eveniment, in consecinta, invitatiile trebuie sa contina principalele elemente ale unui comunicat de presa :
1. sigla organizatiei (invitatia se tipareste pe hartie tip, care are in antet numele organizatiei, adresa, telefonul, faxul);
2. numarul de inregistrare a invitatiei;
3. data emiterii;
4. cuvantul "Invitatie", inaintea titlului;
