Domenii de aplicabilitate :
. sociologie organizationala
. psihologie organizationala
. comunicare interetnica
. comunicare interculturala
- comunitati
- firme multinationale
Elemente de tematica:
. evaluari
. metode si tehnici de investigare in organizatii (grupul mic)
. elemente de diagnoza organizationala
. comunicare corporativa (relatiile cu guvernele, media, angajati, actionari, managementul crizelor in organizatii)
Functii ale organizatiei
- eficienta
- practica sociala
Intrarea individului in spatii organizationale are la baza instinctul cooperarii umane
Dincolo de dimensiunea genetica a acestui comportament exista si o dimensiune pragmatica. Individul are capacitati si resurse limitate in ceea ce priveste interventia sa asupra realitati inconjuratoare.
Accesul intr-un grup mai mult sau mai putin formalizat ii permite atingerea unor scopuri imposibil de realizat de unul singur (familia, scoala, sistemul profesional). Aceasta nevoie de asociere a individului nu urmareste doar scopuri instrumentale ci raspunde si unor nevoi afective sau de cunoastere, aceste doua elemente deosebesc radical omul si organizatia umana de alte forme de organizare a vietuitoarelor in general.
Gary Johns - " Comportamentul organizational" : "avem de-a face cu inventii sociale destinate realizarii unor scopuri comune prin effort de grup
Organizatiile in forma de azi permit nu doar realizarea unor sarcini si obiective de grup ci si afirmarea si dezvoltarea potentialului individului.
In situatiile in care individul se percepe ca fiind util si altora, stima de sine (self esteem) reprezinta un factor de mobilizare.
Spatiile organiationale sau grupurile mai mult sau mai putin formalizate reprezinta instante de valorizare a individului in spatiul social.
Imaginea pe care si-o formeaza un individ despre sine se construieste prin ceilalti in functie de semnalele pe care acesta le primeste de la ce-i ce-l inconjoara.
In alta ordine de idei, nevoia de a face parte dintr-un grup organizat raspunde unor cerinte umane esentiale - nevoia de comunicare, de afectiune si confort psihic - .
Spatii organizationale
Organizatiile sunt entitati sociale pe care le regasim ca sisteme de activitati orientate spre realizarea unor obiective comune, fiind deliberat structurate si avand granite identificabile.
. Granita,limite identificabile, hotare -aceasta nevoie de a delimita, de a stabili granitele unei organizatii permite sa se faca distinctia dintre organizatii. In cadrul acestor granite se construieste identitatea asumata de fiecare dintre memebrii organizatiei.
. Deliberat structurate - sintagma admite ca cineva, individ sau grup a hotarat sa stabileasca obiective, scopuri, modalitati de actiune in vederea atingerii scopurilor propuse, ulterior acel "cineva" incepe sa caute indivizi pentru a-I organiza, mobiliza, determina sa lucreze intr-un anumit scop.
In lipsa resursei umane, entitatea deliberat structurata nu are nici o valoare.
Orientarea spre realizarea uor obiectiv alaturi de sistemele de activitati mentionate in definitia de mai sus reprezinta doua concepte care dau specificitate spatiilor organizationale.
Ideea de entitate sociala cuprinde conceptul de social care aici desemneaza indivizi aflati in interactiune, oameni si interactiunile dintre oameni. In urma acestei interactiuni umane se creeaza identitatea unei organizatiei.
Spatiile organizationale reprezinta locurile in care se coreleaza oamenii si scopurile.
Scopurile organizatiei pot fi definite in termnei generali, dae exista si un numar de scopuri specifice. In functie de aceste scopuri sunt definite si tipurile de relatii interumane.
Definitorii pentru orice organizatie sunt relatiile umane, tipul de interactiuni si relatiile individului cu organizatia.
Dimensiunea calitatii interactiunilor umane trebuie sa fie la fel de importanta ca si scopul organizatiei.
Structurile organizationale sunt cele ce determina natura si calitatea interactiunilor umane.
Dintre variabile subliniem :
. marimea
numarul nivelurilor ierarhice
. numarul de departamente si unitati functionale
. gradul de specializare
Toate aceste elemente de structura organizationala vor influenta pozitiv sau negativ activitatile organizatiei.
Principalele tipuri de organizatii
Criteriile care stau la baza definirii tipologiilor organizatiilor subliniaza modul in care aceste organizatii urmaresc scopurile si obiectivele, modul in care se face obtinerea si distribuirea beneficiilor, comportamentul in interiorul organizatiei.
La intersectia acestor trei criterii ar rezulta urmatoarele tipologii :
. Organizatii de tip : intreprinderi sau corporatii
. Organizatii de tip : voluntare (politice, ONG, etc)
. Organizatii de tip : filantropice, caritabile sau de binefacere
. Organizatii de tip : militar
. Organizatii de tip : familiale, calnuri, aliante intre familii
Facand apel la o clasificare facuta de USA rezulta tipologii pe principiul : calitatea de beneficiar al activitatilor desfaurate intr-o organizatie si astfel exista:
. Organizatii de afaceri : firme din sector industrial, primar, secundar sau tert, aici fiind fiind vizati atat proprietarii cat si membrii si actionarii
. Organizatii publice : acele institutii care urmaresc satisfacerea intereselor marelui public
. Organizati de beneficiu reciproc : structuri asociative in care beneficiarii sunt membrii acelei organizatii (cluburi - golf, yacht - sindicate, partide politice)
. Organizatii de prestari servicii : societatile de ajutor reciproc, spitalele de boli nervoase, agenti de plasare a fortei de munca
!Aceste organizatii se deosebesc dupa structura (nr. de niveluri ierarhice), dupa tipul de conformare la norme si reguli din interiorul organizatiei.
Organizatiile pot fi diferentiate sin in functie de capacitatea liderului de a se impune prin forta sau coercitie.
Utilizand unul din conceptele lui Etziani, legat de conformism (la norme) rezulta trei psihoraporturi dintre sefi si subalterni :
1. organizatiile coercitive -institutii totalitare (inchisori, lagare, ospicii sau alte uniuni coercitive)
2. organizatiile normative -respectul fata de norma nu este in mod necesar impus de catre o persoana (biserica, scoala, spitalele)
-organizatiile voluntare
-organizatiile profesionale
3. organizatiile utilitare -reguli si norme specifice de impunere a autoritatii
(intreprinderi, firme, corporatii, unuiuni si asociatii patronale, organizatii militare in timp de pace)
In practica, cele trei modele ideale se pot gasi in diverse combinatii :
. organizatii utilitar-coercitive
. organizatii utilitar-normative
. organizatii normativ-coercitive
Organizatiile totalitare
Interesul pentru studierea acestui tip de structura organizationala a fost determinata in general de faptul ca indivizii care au facut sau fac parte din acest tip de structuri sufera sau au suferit modificari structural-atitudinale si de comportament in urma "asumarii" identitatii organizatiei din care a facut parte. Orice structura organizationala creeaza si isi cultiva o anumita identitate in universul de valori si norme. Organizatiile totalitare sunt cele care priveaza individul in totalitate de timp, cativitatile sale fiind insumate celor ale organizatiei.
Esenta mortificarii consta in deprivarea individului de rolurile pe care le avea in societate, el devenind un element in peisajul administrativ al organizatiei.
Elemente de cultura organizationala
Cultura societala sta la baza formarii culturii organizationale. In acceptiune antropologica, cultura reprezinta un construct social alcatuit din viziunea (despre om societate si natura) unei comunitati umane, norme si valori, procese, mecanisme I produse in care o comunitate recunoaste (problematizeaza), interpreteaza si raspunde prin comportamente la cerintele sale de viata, ca urmare a unor procese de interactiune si negociere sociala.
Vis-à-vis de conceptul de cultura se cere a fi cunoscut ce ofera cultura oamenilor sau care este influenta culturii asupra indivizilor si a societatii. Unul dintre antropologii americani sublinia cateva dintre treasaturile mai importante ale culturii :
. omul este cel care creaza cultura in raport cu cerintele sale
. cultura este creata si transmisa de oameni
. cultura este un mod de gandire, de a simti si de a trai
. cultura se refera la un mod specific de a trai (pentru anumite grupuri)
. cultura se transmite prin invatare, esenta procesului cultural fiind selectivitatea
. cultura reglementeaza viata individului de la nastere pana crapa
. fiecare cultura are o organizare si un continut, o semnificatie a carei intelegere poate fi cunoscuta doar daca aceste elemente de structura si sens sunt pastrate impreuna.
(Durkhein) - Cultura organizationala reprezinta credintele, valorile si ideile impartasite intr-o organizatie. Managerul trebuie s-o gestioneze pentru a asigura consensul iar memebrii organizatiei trebuie sa asimileze aceasta cultura pentru a fi onsiderati membri corecti ai organizatiei
Definitia "Culturii intreprinderii" accentueaza ideea invatarii si acceptarii culturii organizatiei tocmai pentru a fi considerati si acceptati noi membri in organizatia respectiva.
Din punct de vedere al culturii organizationale exista mai multe abordari:
- perspectiva intrepretativ-simbolica
- perspectiva deconstructivista
- perspectiva substantialist-modernista
- perspectiva post-modernista
- perspectiva critica
Fiecare dintre aceste perspective evidentiaza anumite dimensiuni din cultura organizationala : tipuri de relatii, simboluri, procesele de socializare-invatare, indiferent de acestea insa, astazi, in diagnoza si analiza organizationala nu se mai poate face abstractie de abordarile culturaliste.
Se pot identifica :
. culturi puternice
. culturi slabe
Avantajele unei culturi puternice :
- Faciliteaza obtinerea unor rezultate pozitive,
- a succesului,
- permite cooperarea inrre diferite sectoare
- permite rezolvarea cu usurinta a situatiilor conflictuale
Dezavantajele unei culturi puternice:
- dezvolta o ridicata rezistenta la schimbare
- posibilitatea aparitiei conflictelor culturale este mare
- apar patologii culturale
- apar directii de actiune colectiva orientate impotriva propriei organizatii
Se vorbeste de culturi puternice atunci cand sistemele de norme, valori, ractivi, comportamente, simboluri, sunt puternic asimilate de membrii organizatiei, gradul de implicare al individului este puternic, el identificandu-se cu organizatia respectiva.
(Mihaela Vlasceanu) : cultura organizationala poate fi definita si prin prisma legaturilor cu societatea.
Teoriile post-moderniste de constructivism, criticismul, accentueaza procesele de transformare care au loc la nivel individual, se spune ca managerii transforma indivizii reducandu-le spatiul de miscare.
O alta distinctie se face intre cultura ofociala si cea neoficiala a unei organizatii. Aceasta separare este generata de planul formal si de cel informal al relatiilor din interior.
Elemente constitutive ale culturii organizationale
. Miturile si simbolurile
Vorbind despre mituri ne referim la "povesti" sau "istorii" care ii ajuta pe noii angajati sa-si faca o imagine despre normele, valorile si comportamentul celorlalti membri din organizatie, in vederea impartasirii acestora.
. Limbajul specific
Unele organizatii au cate un motto, o deviza care-i ajuta sa se impuna pe piata sau sa atraga atentia. Ele trebuie sa transmita filosofia organizatiei respective si sa-I sugereze forta.
Sistemele de valori si normele de comportament se refleta in structura organizatiei, strategiile elaborate, regulile ce trebuie respectate, sistemul de norme si valori spune care sunt regulile ce trebuie respectate, multe din aceste reguli fiind transmise prin intermediul culturii informale( unui nou intrat intr-o organizatie i se comunica intr-o maniera informala ce poate si ce nu poate face).
In plan simbolic, elementul central al culturii organizationale este reprezentat de logo sau de sigla. Logo-ul sau sigla poate fi de trei feluri :
- alfanumeric
- iconic
- mixt
Logo-ul ca instrument de comunicare trebuie sa includa sau sa faca referire la istoria organizatiei, sa pozitioneze organizatia in prezent dar sa sugereze si potentialul de viitor. Coerenta, bogatia de simboluri, durabilitatea, adaptabilitatea (la diverse suporturi materiale), reproductibilitatea ( vizeaza calitatea unui logo de a-si pastra bogatia semantica in conditii reproducerii in cantitati mari) sunt elementele de baza pentru a avea un logo de calitate.
Dimensiunea simbolica a culturii organizationale este construita cu scopul de a contura o identitate emotionala pentru membrii unei organizatii.
Cultura organizationala ce vizeaza aspecte de management, economice, are o baza rationala.
Perioada clasica a rationalitatii a fost cea a anilor `60-`70. Teoriile post-moderne pun mai mult accent pe creativitatea individului.
Referitor la teoriile rational se mentioneaza James S. Coleman care este considerat parintele Teoriei Alegerii Rationale (TAR). Aceasta teorie subliniaza un aspect important si anume faptul ca alegerile pe care le fac indivizii sau organizatiile vizeaza optimizarea, care presupune alegerea dintr-o multitudine de actiuni pe acelea care conduc la minimizarea costurilor si maximizarea profitului. Indivizi sunt preocupati de propria lor bunastare, altfel spus ei vor da curs actiunilor plecand de la interesul lor personal, incearca sa controleze acele resurse de care sunt interesati nemijlocit. Aceste resurse pot fi :
- mijloacele materiale, financiare care pot conduce la bogatie
- timpul liber
Una din problemele TAR este legata de relativitatea continutului conceptului de "rational". Judecand Tar se poate formula o serie de observatii majore:
. comportamentul individului si al organizatiei nu poate fi judecat doar in termeni economici.
. acest tip de abordare inchide caile de analiza catre spatiul simbolic
Conceptia lui Weber despre rationalitatea actiunii in medii organizationale se centreaza pe finalitatea actiunii (praxiologie) si de aici rezulta patru tipuri de rationalitate pentru a intelege comportamentele individuale sau societale:
1. ratiunea teleologica -legata de detrminarea si scopul actiunii
2. rationalitatea instrumentala -determinata de mijloacele alese in desfasurarea unei actiuni
3. rationalitatea conjuncturala -vizeaza raportul dintre scopuri si mijloace
4. rationalitatea normativ axiologica -se urmaresc acele situatii in care individul sau organizatia respecta sau nu valorile societatii din care face parte.
Problema rationalitatii in medii organizationale este plasata de cele mai multe ori in legatura cu eficienta.
Problema rationalitatii este prezenta in organizatiile care urmaresc obtinerea profitului sau eficientei in plan financiar.
Organizatiile non-profit, publice sau private analizeaza efectele sau rezultatele prim prisma pozitiei pe care o au in comunitate fara a urmari rationalitatea eficientionala.
Abordarile de tip rational pot fi realizate si prin prisma teoriei jocurilor, caz in care vorbim despre rationalitatea dilematica (dilema prizonierului -n.a.)
Aceasta abordare este abordarea facuta in ultimele decenii in vederea optimizarii proceselor de luare a deciziilor.
Sisteme informationale in organizatii
O posibila definitie a managementului sistemelor informationale din organizatii : sistem elaborat cu scopul de procura informatiile necesare unor activitati bine determinate, ina cest sistem fiind cuprins un ansamblu de metode si operatii prin care se asigura unei organizatii informatia necesara. Apelul la metoda presupune o activitate sistematica de culegere, stocare si prelucrare a datelor, oferind structurilor de management informatiile necesare pentru dirijarea si controlul activitatilor. Activitatile manageriale sunt cuprinse in trei categorii:
. activitati de planificare -tipul de informatii necesar acestor activitati vizeaza activitati posibile si rezultate posibile; este necesara existenta unor informatii atat din interiorul cat si din exteriorul organizatiei
. activitati de organizare -tipul de informatii necesare trebuie sa permita defalcarea planului de activitate si elaborarea standardelor de control
. activitati de administrare -tipul de informatii necesare sunt cele legate de monitorizarea activitatilor propuse de nivelul anterior.
O alta modalitate de a descrie sistemele informationale din organizatii face apel la nivele de decizie; fiecarui nivel de decizie ii corespunde un anumit tip de activitate informationala.
. strategic, activitatea informationala corespondenta priveste sondarea pietei sau dezvoltarea demografica.
. tactic, caruia ii corespunde activitatea informationala care are la baza analiza rezultatelor si compararea cu activitatile planificate.
. operational ,caruia ii corespunde activitatea de analiza a desfacerii unor produse sau servicii la nivel de client sau la nivel de zona.
. tranzactional, unde activitatile informaionale se centreaza pe aspecte legate de publicitate.
Distributia acestor activitati informationale este dispusa ierarhic, fiecare tip de activitate informationala trebuie sa fie adaptata nivelului de luare a deciziei. Apar la nivel strategic si sisteme auxiliare de elaborare a deciziilor. Pentru fiecare din aceste nivele, in special la nivelul strategic si operational se impune o selectie a informatiilor, de obicei pentru nivelul operational e retinuta informatia interna cu finalitate imediata, cu impact pe termen scurt, de mare acuratete. In plan strategic se selecteaza informatia externa, finalitatea fiind generala, impactul pe termen lung, informatia genarala.
Structura organizationala si managementul sistemelor informationale
In societatile industriale exista un grad ridicat de complexitate a activitatilor in mediul organizational, un grad ridicat de specializare, o compartimentare puternica a tuturor activiattilor sociale, conditii in care se impune o buna corelare a activitatilor. O buna coordonare neesita comunicare si schimb de informatii tat intre cei care coordoneaza cat si intre coordonati, deci intre baza si varful piramidei manageriale. Aceasta este insa o situatie dezirabila. Coordonarea presupune schimb de informatii, cantitatea de informatii fiind direct proportionala cu diversitatea serviciilor, produselor, a beneficiarilor, diversitatea mijloacelor folosite, situatie in care accentul cade pe specializarea interna, nivelul si calitatea prestatiilor.
Activitatile privind managementul sistemelor informationale sunt preocupate in primul rand de modul in care informatia ajunge la utilizator. In orice mediu organizational, informatiile necesare sunt ordonate in baza unor reguli, proceduri, protocoale, in baza lor fiecare actor stie ce are de facut de fiecare data. Aspectele privind transmiterea de informatii se complica in momentul in care aar situatii neprevazute. In aceste situatii informatiile sunt directionate catre conducatorii organizatiei, existand riscul de suprasolicitare a nivelelor de conducere. Exista si cealalta categorie de situatie, in care fiecare individ, intr-o situatie neprevazuta, apeleaza la un set de proceduri standard sau fiecare individ e lasat sa se informeze si sa ia decizia singur, insa aceasta varianta e riscanta.
De obicei, practica arata ca reducerea cantitatii de informatii asigura o autonomie si un spatiu de joc mai mare atat la nivel individual cat si la nivelul structurilor organizationale. O metoda de reducere a nevoii de informatii in spatiul organizational este crearea unor departamente cu un grad ridicat de autonomie, capabile sa adopte si sa implementeze singure deciziile.
Calitatea conducerii coordonarii depinde de frecventa situatiilor neprevazute si de capacitatea de adaptare la aceste situatii noi. O buna parte din situatiile neprevazute ar trebui sa fie anticipate; informatia isi pierde valoarea daca e adresata cui nu trebuie.
Procedeele de comunicare sunt stabilite de fiecare organizatie in functie de capacitatea lor informativa. Sistemele bogate din punct de vedere al capacitatii informative sunt cele care utilizeaza face-to-face media, in aceste categorii intrand sedintele de lucru sau consfatuirile profesionale. De asemenea, procedurile de comunicare din interiorul unei organizatii se stabilesc si in functie de sistemele cu capacitate informativa redusa sau ridicata. Sistemele cu capacitate redusa sunt aplicabile acelor organizatii in care problemele cu care se confrunta sunt simple iar simpla solicitare de informatii de la un departament sau altul poate conduce la rezolvarea problemei.. Sistemele informationale bogate au de-a face cu probleme nestructurate.
Daca ne referim la organizatiile cu sisteme informationale bogate putem incadra organizaitile de cercetare (tehnologica, socio-umana). Daca ne referim la organizatiile cu sisteme informationale sarace putem incadra organizatiile a caror activitate nu se schimba in baza unor evenimente neplanificate. Informatiile relevante necesae diferitelor nivele decizionale sunt filtrate in cadrul climatului organizational.
Climatul organizational este un element important in studiul proceselor de comunciare atat pentru ceea ce inseamna cultura organizationala cat si managementul de cumonicare. Performantele de natura comunicationala sunt influentate in mare masura de climatul organizational. Pentru prima data cand acest concept a fost tratat in mod sistematic (anii `50 SUA), cei care studiau procesele de comunicare in organizatii au observat diversitatea biografiilor sociale, a mediilor culturale de provenienta, a filosofiei de viata a membrilor din organizatii. Toate aceste elemente contureaza un climat informational care incurajeaza pseudo-comunicarea sau comunicarea reala. In urma cercetarilro s-au adoptat doua concepte ale climatului organizational:
climatul organizational deschis -dpdv al comunicarii se caracterizeaza prin comunicare orienatta spre continut, care urmareste atingerea unui punct de vedere
- comun, comunicarea intre parti este libera, nu impusa, comunicarea se face din atasament si este pe picior de egalitate, este o comunicare in termeni provizorii.
- Climatul organizational defensiv -dpdv al comunicarii se caracterizeaza prin influenta puternica a judecatilor de valoare, scopul urmarit este acela de a-l influenta pe celalalt, comunicare are loc din ratiuni strategice, partile implicate ramana indiferente din punct de vedere emotional, comunicarea este ierarhica, se realizeaza in termeni categorici.
Geneza si structura culturii organizationale
Teoriile privind cultura organizationala disting doua curente:
. Perspectiva institutionalista -> comunicarea este privita ca un sistem simbolic sau ca un set de forme cognitive care ajuta elementele dintr-o organizatie sa se adapteze la provocarile mediului. Astfel, tot ce este rational si formal este dezirabil, pe cand tot ce este informal sau dincolo de limita rationalitatii este indezirabil
. Perspectiva neoinstitutionalista -> nu exista o granita uso identificabila intre formal si informal, rational si irational. Atunci cand se stableste aceasta limita, ea este una artificiala. Aceasta abordare teoretica pleaca de la ipoteza ca in mediile organizationale exista o structura relativ omogena. Schimbarea organizationala duce la o organizatie ce avolueaza odata cu societatile carora le apartin.
Rezultatul cercetarii elaborate de Geert Hofstede accentueaza structura duala a comunicarii:
a) cultura nationala = contine 4 elemente majore:
- distanta fata de autoritate -inegalitate sociala
- individualism VS colectivism -societatile de tip individualist au ca moto -fiecare se descurca singur, pe cand cele de tip colectiv -societati puternice care se preocupa de individ de la nastere pana crapa.
- masculinitate VS feminitate -intrecere, recunoastere sociala, castig vs. cooperare, spatiu privat, suguranta locului de munca
- gradul de evitare a incertitudinii -culturi societale/nationale, care incearca sa controleze vitorul, si culturi nationale care se bazeaza pe dogmatism/autoritarism
b) cultura organizationala propriu-zisa = este prifulul rezultat in urma intersectiei a sase dimensiuni:
- centrarea pe rezultate -activitatile din organizatie ce accentueaza realizarea obiectivelor, de cele mai multe ori se opun centrari pe proces
- centrarea pe angajat vs. centrarea pe structuri
- control slab vs. control puternic in organizatie -normativitate
- sistem inchis vs sistem deschis -cu referire la componeneta comunicationala
- normativism vs pragmatism -respectarea unor standarde etice in relatia cu consumatorul vs. satisfacerea clientului indiferent de mijloace
sistem limitat vs sistem profesional -angajarea unui individ in organizatie este in relatie directa cu familia de provenienta (fond social si familial) vs pozitia individului data de performantele sale profesionale.
Abordarea analitica a culturii organizationale
Cultura de tip putere -exista frecvent in organizatiile mici, in organizatii si institurii financiare, in partidele politice sau in cadrul unor grupuri de interese ce actioneaza ca grup de presiune. In cadrul acestui tip de cultura, componenta informationala este dominanta, componenta empatica este redusa. Organizatia este evaluata in termenii eficientei. Deciziile sunt luate la centru si transmise prin intermediul unei persoane de incredere, e luata de o persoana care decade in pozitia de lider in momentul in care nu are rezultate. Selectia persoanelor care iau decizii depinde de bunul mers al organizatiei. Organizatiile de acest tip raspund rapid si eficient la evenimentele sau situatiile de criza, dar sunt incapabile sa indeplineasca doua sau mai multe sarcini in acelasi timp.
Cultura de tip rol -exista in clasicile organizatii de tip birocractic, caracterizate printr-o inalta specializare, prin diviziunea muncii, prin departamentalizare ridicata, grad de formalizare si standardizare ridicat. Pozitia ierarhica este sursa de putere. Oamenii sunt selectati in functie de calitatile pe care le au pentru a indeplini cat mai bine rolurile din organizatie. Cultura rol e cea care ofera un nivel ridicat de securitate pentru individ si posibilitatea profesionalizarii. Influentele in aceste organizatii se bazeaza in mare masura pe cunoasterea si aplicare regulilor si prcedurilor. Pentru indivizii ambitiosi, aceasta cultura nu este una potrivita. Cultura rol se preteaza pe profilul individului care prefera predictibilitatea si securitatea. Predictibilitatea in plan individual are n corespondent in plan organizational si anume rigiditatea.
Cultura tip sarcina -este centrata pe sarcina profesionala. Accentul cade pe cautarea si asigurarea resurselor ce pot contribui la executarea sarcinilor. Influenta in aceste organizatii are la baza puterea expertului, contand mai putin pozitia ierarhica. Individul are o libertate mai mare, are autonomie in a stabili relatii inter si intra organizationale. Din punct de vedere al ideii de schimbare, cultura tip sarcina raspunde cel mai bine daca managerul este flexibil, fiind constient ca are un mandat e o perioada detemrinata. El trebuie sa raspunda provocarilor intr-un climat instabil, determinat de o piata extrem de competitiva. Dezavantjul acestei culturi este capacitatea scazuta de control/coercitie.
Cultura tip persoana -individul este elementul central si are independenta absoluta. Astfel de cultura se gaseste in organizatiile de tipul asociatiilor profesionale ale arhitectilor, consultantilor, coperativele, etc.
Incadrarea unei culturi in aceste tipologii se poate face in funtie de urmatorii factori:
- perioada istorica si forma de proprietate
- nivelul de dezvoltare tehnologica
- scopurile si obiectivele organizatiei
- caracteristicile mediului extern organizatiei
Un element comun in cadrul celor patru tipologii este referirea la sursa de putere si raportarea la procesele de schimbare. Acuzele schimbarii comunicarii organizationale rezida in tipul de management si mai exact la omul care conduce. In aceasta ordine de idei, in cazul in care se doreste schimbarea comunicarii in organizatie exista cateva metode care pot fi utilizate. Cel putin in practica organizationala din Romania, atunci cand se impune schimbarea se recurge la inlocuirea prin angajarea unor noi membri ai organizatiei. Cea de-a doua modalitate este invatarea si formarea echipei de management. Formal, acest demers este instituit in special in cadrul institutiilor birocratice.
Managerul poate sa instituie noi practici, rituauri sau elemente simbolice intr-o organizatie.
Formatorii comunicarii organizationale sunt conducatorii organizatiei, ei fiind cei care definesc modelul cultural. In unele situatii este suficient sa cunosti conducatorul unei institutii pentru a deduce caracteristicile in cultura organizatiei.
Leadership si comunicare
Liderul , dupa Raven, poate fi definit ca persoana care ocupa in cadrul unui grup o pozitie care ii permite influentarea asteptarilor si a actiunilor celorlalti, avand posibilitatea de a directional grupul spre scopurile propuse. Leadershipul de echipa poate fi privit ca o extensie a definitiei de mai sus, mai exact este vorabd e procesul de influenta reciproca ce se manifesta intre leader si ce condusi in vederea atingerii scopurilor organizationale. Procesul de conducere desemneaza in primul rand stabilirea unor directii si influentarea altora pentru a urma acele directii. Liderii nu se nasc ci se formeaza. Oamenii isi pot cultiva unele abilitati care pot sa ii aduca in pozitie de conducere.
Din punct de vedere al actiunii, activitatea intr-o organizatie este sustinuta de cei care conduc; ei trebuie sa aiba viziune, sa propuna o anumita cale de urmat, vor asigura mijloacele logistice, isi vor asuma responsabilitati si vor rezolva probleme. Calitatile unui lider:
- caracter -orientarea spre actiune, deschidere, usor abordabil, simt al umorului si modestie
- viziune -sa stie clar ceea ce trebuie realizat, capacitate de comprehensiune, previzionarea posibilitatilor de dezvoltare pentru viitor
- comportament -adaptativ, diversificat in functie de situatie, cunoasterea permanenta a consensului privind punctele de vedere exprimate in cadrul organizatiei, toleranta in sensul acceptarii opiniilor, urmareste valorificarea oportunitatilor, capacitate de analiza si sinteza
- incredere -capacitate des intalnita la liderii autentici, nu trebuie confundata cu aroganta. Un nivel optim de incredere in fortele proprii motiveaza si permit atingerea obiectivelor propuse.
Aceste comportamente specifice ale liderului sunt determinante pentru eficienta actului de conducere.
- comunicare -abilitatea liderului de a fi un bun ascultator pe principiul ascultarii active, posesorul unor bune tehnici de comunciare interpersonala, dimensiune care se reflecta rapid in procesul de luare a deciziilor
- lucrul cu oamenii - comunicare eficienta, promovarea relatiilor pozitive intre colegi, abilitate de a transmite, motiva si sustine individul in a actiona eficient.
- inteligenta emotionala -capacitatea de autoreglare si autocontrol, constientizarea sinelui, motivarea, empatia, capacitatea de a intelege constructia emotionala a altor persoane sau capacitatea de a lucra cu alte persoane in functie de starea lor emotionala, abilitati sociale care se regasesc in profesionalismul si capacitatea de management a situatiilor diverse.
Stiluri de leadership si efectele lui asupra organizatiei
Stilul de conducere este modalitatea prin care liderul abordeaza procesul de directionare, de implementare a unor actiuni, modalitatile de motivare a personalului cu care lucreaza. Stilurile de baza sunt : autoritar, managerial, democratic si colaborativ. Liderul autentic are un stil propriu pe care il aplica cu succes, iar in practica gasim stilurile combinate cu trasaturi gen flexibilitate si adaptabilitate :
. Autoritar -detine toata puterea in organizatie, ia deciziile singur si nu informeaza asupra actelor sale. Pentru a-si mentine aceasta putere poate recurge la forta iar recompensele sunt acordate pentru a mentine puterea. Nu solicita sprijin nici in momentele in care nu stiu sigur ince directie se indreapta organizatia. Deciziile se iau rapid, se dezbate asupra deciziilor ce urmeaza a fi adoptate. Ca efecte asupra organizatiei, acerst stil determina o stare de tama, neincredere, persoanele din jur incearca sa imite pozitia liderului. In situatii ideale, acest stil duce la formarea unui mediu stabil, sigur, cu o conducere eficienta. Aici, creativitatea, initiativa sau schimbul de idei lipsesc cu desavarsire.
. Managerial -functionarea organizatiei este singura sa preocupare. Nu reusesc cunoasterea amanuntita a problemelor organizatiei, apar astfel probleme de planificare strategica. Efecetul asupra organizatiei este in parte pozitiv, se reflecta intr-un climat relativ stabil si placut de lucru, organizatie este bine condusa, relatiile bune cu oamenii se mentin atat timp cat organizatia functioneaza bina.
. Democratic -filosofia acestor lideri spune ca organizatiile nu pot exista fara oamenii care le compun. Solicita opinii, apeleaza la consultari ca forma de documentare, in moentul luarii deciziilor acestea le apartin si nu mai implica alte persoane, se merge pe cooperativitate dar efectele deciziilor revin liderului. Ca efect asupra organizatiei, subliez io egalitatea, incurajarea colaborarii, relatiile cordiale dintre membri, apreciere in momentul exprimarii opiniilor. Ca aspect negativ este lipsa impregnarii sentimentului de proprietate asupra organizatiei, generata de absenta memrilor din procesele decizionale.
- Colaborativ -incearca atragerea fiecarui individ din organizatie in procesele de uare a deciziilor, care se iau in urma discutiilor indelungate, pe baza votului majoritar, dezvolta spiritul de echipa. Ca efecte -> confera membrilor sentimentul proprietatii si al apartentei, devine mai eficient cand adopta omportamente cu tenta autoritara in procesul de luare a deciziilor.
Climatul organizational - formal si informal in organizatie
O caracteristica a sistemelor birocratice este comunicarea formala. In organizatiile progresive intalnim de cele mai multe ori imagini ale comunicarii informale. In mod normal nici una din aceste forme de comunicare nu pot asigura singure un climat pozitiv intr-o organizatie, nu exista nicaieri in forma lor pura.
Avantaje ale comunicarii formale :
- caracterul oficial determina indeplinirea sarcinilor primite, este o forma scrisa de counicare deci apar mai putin neintelegeri, mesajele vor putea fi stocate, pastrate, avand un caracter oficial, economiseste timp si efort din partea interlocutorilor si nu necesita contactul fata in fata.
Dezavantaje ale comunicarii formale
- planul formal este unul rigid, orice element trebuie supervizat, foloseste jargonul birocratic, frazeologie care determina de multe ori o proasta sau incompleta intelegere a mesajului, nu furnizeaza explicatii suplimentare, fapt care poate genera frustrare receptorului, uneori jargonul birocratic subestimeaza nivelul receptorului.
Planul informal are la baza interactiunile dintre indivizii care stabilesc in mod voluntar sa schimbe informatii care sa duca la indeplinirea scopului organizatiei. Etse o comunicare personala, neoficala, de cele mai multe ori veerbala. Are ca scop motivarea individului prin apelul la formele personale, solutiile sunt identificate prin participare si intr-o maniera amiabila. Solutionarea situatiilor de criza in cadre mai putin formalizate duce la crestera coeziunii grupului.
Avantaje ale comunicarii informale
- presupun schimbul de informatii intr-o maniera onesta, este o comunicare putin intimidanta, conditiile in care persoanele comunica sunt eliberate de teama de ridiculizare, sau de pedeapsa, conduce la o mai buna motivare, permite o mai buna informare si explorare, creeaza spiritul de echipa si unitatea grupului, crearea unui climat cald duce la formarea premiselor cooperarii in organizatii, incredere si preocupare.
Dezavantaje ale comunicarii informale
- nu este panaceul fiecarei organizatii. Informatiile vehiculate nu ajung in forma lor completa sau chiar adevarata, de multe ori mesajele prind o amprenta persoanal data de participantii la bursa zvonurilor, se poate ajunge la dezvaluirea unor informatii secrete, informatia si comunicarea pot aveam ampreante emotionale care pot vicia semnificatia unui mesaj, caracterul verbal poate face dificila urmarirea traseului unei informatii. Avantajele sociale emotionale sunt puse sub semnul intrebarii atunci cand numai unii dintre membri participa in mod constructiv la acest plan informal.
Aplicarea mixturii dintre cele doua planuri se face doar in urma unei analize organizationale. Cel mai in masura sa implementeze una sau alta dintre forme este liderul organizatiei, care va opta pentru formula care va duce la mentinerea interesului membrilor , imbunatatirea atitudinii acestora, cresterea adeziunii fata de organizatie.
Analiza organizationala presupune studierea organizatiei din punct de vedere al marimii sale ca nr de membri, a structurii pe verticala si pe orizontala, a normelor, valorilor si reglementarilor din organizatie.
Climatul deschis de comunicare
Comunicarea formala si cea informala reprezinta elemente extrem de importante pentru functionarea organizatiei moderne. Aceste planuri comunicationale produc in final o retea in care se manifesta indivizii in organizatie, retea sustinuta de procesul de comunicare intre indivizi, umanizeaza organizatia.
Barierele de comunicare duc la pierderi ale organizatiei, si anume, scaderea vanzarilor, scaderea reputatiei organizatiei, disparitia bunavointei si la insatisfactia indivizilor din interior, in final la un climat inchis de comunicare.
Situatiile de climat deschis sunt cele care crescmoralul individului si productivitatea muncii acestuia. Climatul deschis poate fi descris ca mediul intern al organizatiei, in care indivizii schimba informatii prin relatii formale sau informale. Incurajeaza participarea, cultiva relatiile bazate pe incredere si sustine individul.
Studiul proceselor de comunicare in organizatii releva anumite tipare ce stau la baza comunicarii intre indivizi. Vorbim asadar de formal si informal , de comunicare pe veticala si orizontala, retele formale si informale de comunicare. O tipologie a retelelor de comunicare ar fi:
. lant (linie) -flux vertical al comunicarii, predomina de sus in jos, rolul individului este unul de control. Are ca avantaj rapiditatea in adoptarea si executarea deciziei. Liderul are posibilitatea de a identifica orice imperfectiune aparuta pe parcurs. Ca dezavantaj este gradul scazut de satisfactie al membrilor si caracterul autoritar al conducerii.
. stea (roata) -liderul este figura centrala, ii sunt raportate informatiile, filtreaza si directioneaza fluxul informational, dirijeaza activitatile celorlalti, membrii tind sa comunice cu cei de langa ei iar pozitia si rolul liderului nu sunt bine conturate. Acest tip de retea este specifica comitetelor executive, grupurilor autonome care iau decizii ca egali, pe orizontala.
. Cerc -unul dintre membrii isi poate asuma rolul de lider, fiecare comunica mai mult cu cei de langa l, liderul si pozitia sa nu sunt foarte bine conturate.
Cristal - membrii comunica liber intre ei, utilizeaza resursele celorlalti pentru a-si atinge scopurile, ca si cea de mai sus este o retea descentralizata, incapabila de a genera un anumit tip de lider. Erorile sunt mai frecente pentru ca nu isi asuma niumeni responsabilitatea. Desi organizarea este mai greoaie exista un grad mai mare de satisfactie in randul membrilor.
. de tip "Y" -imprumuta caracteristici de la cele de mai sus, este considerata a fi cea mai eficienat, cu o structura democratica la varf.Gradul de centralitate creste pe verticala.
Retelele si climatul organizational determina stiluri si strategii de comunicare organizationala. Stilurile de comunicare sunt determinate de :
- scopul comunicarii
- comportamentul de comunicare
- stitudinea fata de schimbare
- motivatia pentru schimbarea comportamentului
- rezultatele asteptate in urma activitatii de comunicare.
Exista mai multe stiluri:
- blamare -liderul identifica greselile si critica
- informare - dirijare -control al activitatilor si dirijare a acestora in interiorul organizatiei, membrii accepta pasiv indicatiile sefului, apare frecvent sabotajul birocratic
- convingere -liderul isi propune sa obtina acordul tuturor inainte de a lua o decizie, stilul corespondent in management ete acela de tip consultativ, caracterizat prin comunicare in ambele sensuri pe orizontala.
Rezolvarea problemelor -se centreaza pe identificarea solutiilor pentru problemele din organizatie, indivizi solicita in permanenta informatii dar exista si reciprocitate. In plan personal individului ii sunt recunoscute opiniile fara a fi criticate. Procesul de luare a deciziilor este unul de tip participativ.
