TELEFAXUL

SERVICIUL POSTAL
SERVICIUL TELEFONIC
SERVICIUL TELEGRAFIC
TELEFAXUL

La capitolul destinat expedierii corespondentei am amintit despre telefax ca fiind un instrument de transmitere a imaginilor prin intermediul legaturilor telefonice.

Fax-ul este destinat in principal transmiterii si receptionarii de documente de diferite forme si categorii cum ar fi: scrisori, adrese, circulare, dispozitii de plata, facturi, dispozitii de livrare, note de comanda si altele asemanatoare.

Cu ajutorul fax-ului pot fi transmise texte imagini, fotografii, schite, grafice, carti etc. Modele mai noi de fax, cum ar fi de exemplu tipul PANASONIC UF - V60, au inglobat in ele si dispozitive gen robot telefonic precum si mini aparate de copiat. Un asemenea fax indica in permanenta ora exacta, precum si ziua, luna si anul curent.

Transmiterea unui document cu un asemenea aparat inseamna: - transmiterea directa la un numar de telefon prevazut cu fax; - transmiterea unui text sau a unei imagini dupa terminarea unei convorbiri; - transmiterea unie document cu detalii fine; - introducerea automata a numelui in document. Receptionarea documentelor si a convorbirilor telefonice presupune: - introducerea receptionarii aotomate a acestor comunicari; - pregatirea faxurilor numai pentru primirea de documente; - receptionarea documentelor numai de la posturile specificate; - transmiterea automata a acestora la un moment prestabilit.

Pentru o utilizare comoda, aparatul tipareste foi cu instructiuni pentru urmatoarele functii: - potrivirea datei (anul, luna,ziua, ora, minutul); - intruducerea numelui; - introducerea numarului de telefon; - inregistrarea numerelor de telefon pentru formarea rapida; - alegerea functiilor dorite; - lucrul cu mesajele. Robotul telefonic inglobat (cu memorie magnetica) permite in lipsa titularului, audierea acestora la intoarcere, inregistrarea in memorie a convorbirilor curente, transmiterea unui mesaj primit la o alta statie, verificarea mesajelor sunand de la un alt post telefonic, schimbarea automata a modului de receptie (receptia asistata, receptie neasistata), refacerea unui fax de la o statie fara supraveghere. Este evident faptul ca pentru utilizarea performanta a unui asemenea aparat complex este necesara o instruire pe masura, dar facilitatile pe care le ofera compenseaza cu prisosinta efortul suplimentar depus. Aparatul contine si un minicopiator pentru realizarea copiilor dupa documente simple, scurte dar foarte urgente si importante. CAP. V.

INTERFONUL

1. Directii de utilizare

Interfonul este un aparat de intercomunicare intre unul sau mai multe puncte de lucru, avand, de regula, posibilitati de audiere printr-un difuzor, care indeplineste si functia de microfon astfel incat ceea ce se discuta sa se poata auzi fara ajutorul unui receptor telefonic (in cazul in care aparatul telefonic nu are interfon inglobat). El poate asigura legatura intre: - conducere - secretariat; - conducere - sefi de servicii sau birouri; -secretariat - compartimente de munca etc. Specific interfonului este faptul ca el permite comunicarea simultana sau succesiva cu toti cei ce au posturi de interfon din reteaua respectiva. Daca o anumita comunicare trebuie realizata simultan mai multor destinatari, se conecteaza de la unitatea centrala toate posturile vizate, facandu-se posibila intercomunicarea simultana intre toate posturile conectate. Se pot organiza astfel telesedinte in care tot ceea ce se discuta la un post se va auzi la toate posturile conectate, prin intermediul unitatii centrale. Interfonul se mai poate utiliza spre a face legatura intre poarta de la intrarea in cladirea unde se afla sediul firmei si biroul secretariatului respectiv. Daca un solicitant extern doreste sa vina la sediul firmei, el va apela interfonul printr-un buton de semnalizare urmand ca dupa obtinerea raspunsului sa i se poata deschide usa printr-un zavor electromagnetic.

Exista si tipuri de interfon pentru mai multi destinatari. Ele sunt prevazute la intrare cu mici tablouri de comanda cu cifre, de la care apelarea se poate face prin formarea numarului dorit. Deschiderea usii se poate face, din interior, de catre persoana cautata.

2. Componentele interfonului O instalatie interfon se compune dintr-o unitate centrala prevazuta cu un amplificator electromagnetic si cu butoane de comanda, etichetate, pentru toate posturile instalate in locurile unde sunt necesare. Fiecare post de interfon se compune dintr-un difuzor special care indeplineste si rolul de microfon care preia si transmite sunetul catre unitatea centrala.